Gestão Financeira: Como NÃO Errar?

Você costuma perder algumas horas discutindo com o contador sobre as contas da sua empresa? Fechar o balanço é uma dor de cabeça? Nós sabemos como você se sente.

O que percebemos, dessa situação é que na maioria das vezes o operacional da empresa foi o maior vilão, sendo o responsável por lançamentos equivocados, multas e impostos mal calculados.

Vamos falar de algumas dicas sobre como resolver isso. O primeiro passo é criar o seu plano de contas, ele vai ser importantíssimo para você saber os resultados reais de maneira assertiva. Então vamos lá com algumas dicas de como montá-lo corretamente.

 

1. Crie um plano de contas

 

O plano de contas servirá de base para os seus lançamentos financeiros e pode diferir muito de acordo com o tipo de atividade da empresa. É importante que o plano de contas seja feito para a sua empresa. Ele pode ser modificado à medida que a empresa vá crescendo, ou modificando a maneira que gera receita ou despesas.

No plano de contas, os registros são divididos em quatro grupos: ativos, passivos, receitas e despesas. Um ponto de atenção aqui é a separação entre despesas e custos. Crie o grupo de despesas e as liste: todos os lançamentos de saída do caixa da empresa que não são diretamente relacionados a atividade fim são despesas.

 

2. Como separar as despesas dos custos?

 

Para construção civil, empresas de projetos, empresas de energia solar ou outras que baseiem sua gestão por centro de custo de projeto e administração central, a identificação das despesas e custos é bem fácil. Os custos todos estão já no orçamento do seu projeto, o que não está lá pode ser considerado uma despesa da administração central, como: aluguel, internet, contador, marketing, etc.

Então, o orçamento sendo bem feito, as despesas estarão alocadas no centro de custo “Administração Central” e os custos, que são diretamente relacionados aos projetos, estarão discriminados no orçamento do projeto e serão alocados no centro de custo do projeto. Isso já simplifica bastante. Agora vamos para o a categorização do centro de custo secundário.

 

3. Centros de custos secundários

 

Lembre-se que o centro de custo primário, ou principal, das suas saídas de caixa será sempre “Administração Central” ou “Projeto XXXXXXX”, e já previamente fará um direcionamento para os custos e despesas. Agora vamos detalhar um pouco mais esses centros de custos para que você tenha uma visão mais detalhada nos seus relatórios. Aqui você já facilitou um pouco a vida do seu contador.

Agora pense em seus custos e despesas para categorizá-los nos lançamentos de uma maneira que eles possam ser agrupados. Isso vai ser importante para gerar os Relatórios Demonstrativos de Resultados da sua empresa. Aqui vai um exemplo de categorização que você pode tomar como base para o seu plano de contas:

 

Receitas operacionais

  1. Receitas com Reformas
  2. Receitas com Construção
  3. Receitas com Serviços de Acabamento
  4. Receitas com Terceirização
  5. Receitas com o Aluguel de Máquinas

Deduções receitas

  1. Impostos sobre a Receita

Custos operacionais

  1. Custos com Mão-de-Obra
  2. Custos com Alimentação
  3. Custos com ART
  4. Custos com Materiais
  5. Custos com Aluguel de Máquinas

Despesas operacionais

  1. Despesas com Aluguel
  2. Despesas com Contabilidade
  3. Despesas com Funcionários
  4. Serviços de Terceiros

 

4. Indique o mês de competência dos lançamentos

 

Fique sempre atento às competências dos lançamentos. O mês de competência do lançamento faz referência ao período que gerou aquela entrada ou saída do caixa. Ele independe da data de vencimento ou data de pagamento do mesmo. São três datas que podem ter meses diferentes.

Por exemplo, você pode comprar material para sua obra com um boleto para 30 dias. A competência nesse caso vai ser o mês de criação do custo, no seu relatório de contas a pagar estaria registrado assim:

Valor

Fornecedor / Cliente

Data de Vencimento

Data de Pagamento

Caixa

Centro de Custo

Categoria

Competência

R$ 800,00

LOJA X

23/set

23/set

CC Banco Z

Obra A

Custo com Material

Agosto 2018

 

Nesse exemplo conseguimos identificar os principais parâmetros dos lançamentos financeiros: identificamos a competência (atrelada a data da compra), Valor, Fornecedor, Caixa (de onde sai ou entra o dinheiro), Centro de Custo Principal, Centro de Custo Secundário (Categoria), Data de Vencimento e Data de Pagamento.

Para facilitar a identificação das contas pode-se adicionar mais campos ao seu critério, mas a permanência desses é essencial para o próximo passo, que é fazer a conciliação bancária.

5. Faça a Conciliação Bancária

Lance suas contas sempre antes de fazer este passo, é importante que você antecipe o que vai acontecer com o seu caixa para não ter surpresas desagradáveis no seu fluxo de caixa como: faltar dinheiro para pagar um fornecedor por falta de planejamento, ou pior, faltar dinheiro para a folha de funcionários.

Concilie suas contas, cheque se as mesmas foram realmente pagas pelos extratos bancários e veja se não está faltando pagar alguma ou se esqueceu de fazer algum lançamento. Assim você consegue montar um planejamento de fluxo de caixa mais assertivo e manter o operacional financeiro da sua empresa mais alinhado com as necessidades contábeis.

 

Não espere sua empresa crescer para ser organizado financeiramente. Previsões de caixa são muito importantes para ter fôlego nos momentos de necessidade e de crescimento.

Para ser organizado desde o início, com a segurança que as planilhas nunca vão te dar, e com transparência com clientes e a contabilidade, entre em contato conosco que temos uma solução para você.

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